Kijk uit voor het “ik voel me onveilig”-mantra

Het zijn woelige tijden. Er lijkt geen week meer voorbij te gaan zonder een nieuwsbericht over grensoverschrijdend gedrag ergens op een werkvloer. Wat in Amerika begon met de #MeToo discussie heeft zich inmiddels ook verplaatst naar ons land. Zo kwam in het kielzog van de internationale #MeToo-beweging eind 2017 een bekende castingdirecteur in opspraak. Hierna volgde nog meer zaken, waaronder het “The Voice”-schandaal en de berichtgeving over DWDD en de NOS sportredactie.

Tegelijk zien arbeidsrechtjuristen en HR-medewerkers een toename op de werkvloer van het gebruik van “ik voel me onveilig” of “dit voelt onveilig”. Deels terecht en dan is het een goede ontwikkeling dat men zich uitspreekt tegen ongepast, onveilig gedrag. Door het benoemen van grenzen en grensoverschrijdend gedrag kan een organisatie en haar medewerkers veranderen. Tegelijk lijkt de mededeling “ik voel me onveilig” ook het nieuwe mantra te zijn geworden van te veel werknemers die niet aanspreekbaar zijn, of zich diverse uitingen snel persoonlijk aantrekken of soms wraak willen nemen. Dat is een zorgwekkende ontwikkeling om meerdere redenen die ik hieronder ook zal benoemen. De eerste reden is dat door zoveel aan te gaan merken als “onveilig”, de collega die een ietwat lompe opmerking heeft gemaakt op één hoop wordt gegooid met de collega die aan de billen van een andere collega heeft gezeten. Het begrip “onveilig” devalueert dan snel, wat onrecht doet aan de ernstig grensoverschrijdende, onacceptabele gevallen.

Wat als grensoverschrijdend of als onveilig wordt ervaren, wordt in de tijd cultureel en maatschappelijk bepaald, maar verschilt ook per individu. De meerderheid in ons land vindt dat seksistische of racistische grappen grensoverschrijdend zijn en voor een onveilige werksfeer zorgen. Maar wat je bijvoorbeeld als onveilig of seksistisch ervaart, dat kan dan weer per persoon verschillen. De één vindt de opmerking “wat een leuk truitje heb je aan” niet kunnen. Een ander heeft daar geen enkele moeite mee, tenzij iemand dat zegt en tegelijk veel te lang blijft staren naar twee vrouwelijke rondingen. Reden om als werkgever helder beleid te maken, over wat binnen je bedrijf/organisatie als onacceptabel en grensoverschrijdend gedrag wordt beschouwd, hoe èn wanneer je klachten indient en hoe hier het beste mee omgegaan kan worden.

Ik zal een aantal (praktijk)voorbeelden geven om dit te verduidelijken en om de noodzakelijke discussie hierover op gang te brengen. Ook zal ik concrete tips en wat suggesties geven.

Werknemer zegt tegen een collega: “wat heb je een leuk rokje aan”. Werkneemster dient klacht in want voelde zich onveilig.

Voorop gesteld wordt dat hoe dingen opgevat (kunnen) worden vaak ook afhangt van de toon en intonatie. Als iemand verlekkerd en likkebaardend een opmerking over het uiterlijk van een collega maakt dan kan dat anders opgevat worden dan als iemand op gewone toon een aardig complimentje geeft. Een dergelijke opmerking kan ook raar zijn als je de betreffende collega normaal nooit spreekt. Bijvoorbeeld de directeur van een groot bedrijf die jou in de lift dit zegt, terwijl hij nog nooit eerder een woord met je gewisseld heeft. Dan lijkt dat rokje ineens de enige reden om als werknemer gezien te worden.

Overigens schrijf ik hier “rokje” maar ook dat kan door sommigen als ongepast worden ervaren want zou kunnen impliceren dat de rok te kort is en dat daar op deze wijze door mij op gezinspeeld zou worden.

Zo ziet u, er zijn zoveel verschillende schakeringen aan te brengen dat één algemene gedragsregel niet te geven is, al hanteren sommigen de regel: ‘zeg niet tegen een collega wat je ook niet tegen je moeder zou zeggen’. Die regel kan je beter niet opvolgen als je alles tegen je moeder zegt.

Wil je geen buil vallen aan een op het uiterlijk gerichte opmerking, zeg dan gewoon: “wat zie je er leuk uit!” of “wat een leuke outfit heb je aan”, maar dan wel zonder de blik van de Vieze Man erbij.https://www.youtube.com/watch?v=8T-6lkZRJvs

Werkgever krijgt een anonieme klacht binnen over een collega, gaat dan “informatie ophalen” onder teamleden van de aangeklaagde, besluit dat dit consequenties heeft voor de aangeklaagde maar geeft haar geen inzage in anonieme klachtbrief.

Werkgevers kunnen schrikken van klachten over grensoverschrijdend gedrag en schieten dan soms in de overdrive. Zeker na het Voice-schandaal zien we vaker de reflex van direct doorschieten na een klacht omdat men bang is anders als werkgever niet snel genoeg te hebben gehandeld.

Op het moment dat er een klacht wordt ingediend is het zaak om juist rustig te blijven en eerst te bedenken hoe hiermee het beste zo onafhankelijk mogelijk met hoor & wederhoor kan worden omgegaan. Wat je dus niet doet als werkgever is n.a.v. een anonieme brief direct de werkvloer op rennen en iedereen (suggestieve) vragen gaan stellen. Als je een nader onderzoek op de werkvloer wil doen, kan je dit bovendien beter door een ingeschakelde extern deskundige laten doen, die dan een rapport/verslag maakt waaruit onder meer blijkt dat de onderzoeksvraag en de vervolgvragen neutraal en dus niet sturend waren.

Iedereen tegen wie een klacht wordt ingediend heeft het recht zich daartegen te verweren en heeft daarom in beginsel recht om van de klacht kennis te nemen, zeker als aan die klacht arbeidsrechtelijke consequenties (kunnen) worden verbonden. Er valt ook wat voor te zeggen om anonieme klachten sowieso niet in behandeling te nemen omdat de “aangeklaagde” zich daar nooit tegen kan verweren. 

Zijn mensen zo bang dat zij alleen anoniem durven te klagen, volg dan een vooraf gecommuniceerd protocol. Een dergelijk protocol of beleid kan bevatten:

• Beschrijving van klachtenprocedure en wie de klacht behandelt en hoe er mee omgegaan zal worden.
• Naam van externe, onafhankelijke vertrouwenspersoon.
• Benoemen dat er meer bewijs moet zijn naast de anonieme klacht om een klacht gegrond te achten.

Werknemer 1 kaart op werk aan dat volgens hem een bepaald project onder leiding van werknemer 2 (zijnde een directe collega) kostentechnisch verkeerd is ingeschat. Dat blijkt ook zo te zijn. Werknemer 2 heeft een verkeerde inschatting gemaakt. Hierna wordt door die werknemer 2 een klacht ingediend tegen werknemer 1. Reden: hij had tijdens corona haar uitgenodigd voor en koffiegesprek in een etablissement (hij had die dag daar ook met een andere collega een werkoverleg). Een klachtentraject volgt met een verhoor van degene tegen wie de klacht vanwege grensoverschrijdend gedrag is ingediend. Klacht is uiteindelijk ongegrond maar werknemer is aangeschoten wild geworden en voelt zich onterecht als ‘dader’ te zijn weg gezet.

Ik noem dit de ‘rancune klacht’. Een klacht die pas maanden of jaren later wordt ingediend na bijvoorbeeld het ‘oneens zijn met’ of aangesproken zijn geworden door een collega. Niet te verwarren met de verlate klacht omdat mensen eerder vanwege angstcultuur en/of afhankelijkheidsrelatie (hiërarchie) bang waren een en ander aan te kaarten.

Stel iemand komt na maanden of jaren met een klacht over een collega en die klacht is van het niveau “mijn collega stelde mij voor een kop koffie in X te gaan drinken”. Mijn advies zou dan zijn deze klagende werknemer te vragen:

1. Heb je indertijd aan je collega aangegeven dat je diens vraag/opmerking ongepast/onprettig vond?
2. Als het antwoord ja is: wat is er toen besproken en wat maakt dat je nu een klacht indient?
3. Als het antwoord nee is: Wat heeft jou ervan weerhouden om dit te bespreken met de betreffende collega? En of de klager dat als nog wil doen eventueel met een onafhankelijke derde erbij of in mediation. Mediation kan zich hiervoor lenen omdat dan open kan worden gesproken over de communicatie en wat dat met elkaar doet. Beide partijen dienen dan ook verantwoordelijkheid te nemen voor de  samenwerking. Dat is een andere dynamiek dan die in een klachtprocedure waarbij er al snel sprake is van een slachtoffer-dader rolverdeling. In mediation maak je de communicatie en de grenzen een gemeenschappelijke verantwoordelijkheid.
4. Wat heeft jou ervan weerhouden om eerder een klacht hierover in te dienen?

Indien een dergelijke klacht echter leidt tot behandeling door een klachtencommissie met het horen van degene tegen wie de klacht zich richt dan kan dat een grote impact hebben. Degene die aangeklaagd wordt kan zich juist onveilig voelen omdat hij voor iets dat hij niet verkeerd of ongepast bedoelde, door een formeel traject getrokken wordt. In de praktijk heeft dit al tot meerdere (onnodige) vertrekken geleid omdat de aangeklaagden zich aangeschoten wild voelden ook al kregen ze gelijk in/na het klachtentraject. Voor dergelijke gevallen zou je ook in beleid kunnen opnemen dat bij evident ongegronde klachten over grensoverschrijdend gedrag de manager van de klager een gesprek met de klager aan zal gaan over wat te leren valt voor klager van diens (ongegronde) klacht.

Maak transparante communicatie een verantwoordelijkheid van elke werknemer.

Werknemer schiet te kort en/of wordt aangesproken op diens functioneren en/of werkgever geeft uiteindelijk aan verbetertraject te willen starten. Werknemer stelt “dit voelt onveilig”.

Geen realistische casus? Deze komt tegenwoordig best/te vaak voor. Feedback of kritiek op functioneren, hoe terecht ook, met het vooruitzicht van een verbetertraject leidt al vele jaren vaak tot de volgende hink-stap-sprong: ziekmelden door disfunctionerende werknemer, roepen dat er een arbeidsconflict is en daarna ‘verplichte’ mediation. Tegenwoordig kan daaraan toegevoegd worden de klacht van werknemer richting derden (Arboarts, Rechter, Ondernemingsraad) dat de werksfeer onveilig is.

Wanneer mensen niet meer aanspreekbaar zijn op hun functioneren, wordt het erg lastig samenwerken. Er zijn werknemers die al bij de mildste vorm van kritiek op functioneren direct gaan vragen: “word ik ontslagen?” Daarmee wordt een manager feitelijk monddood gemaakt.  Die werknemers zouden wellicht er goed aan doen om een weerbaarheidstraining te gaan volgen of een cursus omgaan met kritiek; of als zelfstandige te gaan werken.

Rechters maken dikwijls korte meteen met werknemers die ten onrechte of misplaatst in de slachtofferrol duiken. Zie ook deze uitspraak van Hof Arnhem van 11 oktober 2021, waarin Hof overwoog dat van een niet presterende salesmedewerker een zekere weerbaarheid mag worden verwacht: https://uitspraken.rechtspraak.nl/#!/details?id=ECLI:NL:GHARL:2021:9504&showbutton=true&keyword=Oracle%2Bsales&idx=2

‘ 5.13 Het hof is, met de kantonrechter met wiens oordeel het hof zich verenigt en tot het zijne maakt, van oordeel dat daarvan onvoldoende is gebleken. De gedragingen van [manager] waren wellicht niet steeds even professioneel, hetgeen zeker geldt voor zijn woede-uitbarstingen, en daarmee ook voor een gepassioneerd persoon zoals hij zichzelf heeft aangeduid ‘over de top’, waarbij wellicht door hem woorden zijn gebruikt die beter achterwege hadden kunnen worden gelaten, maar dat betekent nog niet dat dit ernstig verwijtbaar handelen oplevert. Enige mate van weerbaarheid, lees in gewoon Nederlands: een zekere mate van een dikke huid, mag in een competitieve (Angelsaksische) wereld van ‘sales’ en ‘IT’ ook van werknemers als [verzoeker] worden verwacht.’

Tips en suggesties:

• Werkgever maak beleid! Het is aan werkgever om duidelijke richtlijnen te maken èn dit intern te communiceren. Leg ook uit wat je als werkgever onder onacceptabel, onveilig en ongepast gedrag verstaat. Geef concrete voorbeelden, breng kaders aan.

• Geef ook aan in beleid wat de werknemer kan ondernemen.

• Geef een beschrijving van de klachtenprocedure, wie de klacht behandelt en hoe er mee omgegaan zal worden.

• Beschrijf ook het soort klachten waar de procedure op ziet.

• Geef in beleid aan dat bij klachten over communicatie in eerste instantie van werknemers verwacht wordt dit aan te kaarten bij de persoon die het betreft (medewerkers dus leren om niet ‘haasje-over’ te gaan). Maak dit onderdeel van bedrijfstrainingen en laat dit eventueel periodiek terug komen in werkoverleggen. Leg uit dat bij ervaren onprettig of onveilig gedrag de medewerker geacht wordt dit eerst (ook) aan te kaarten bij de betreffende persoon zelf, en dan in persoon en niet via een app-bericht of e-mail; durft hij/zij dat niet dan kan de medewerker vragen of bijvoorbeeld iemand van HR er als een neutrale persoon bij komt zitten.

• Benoem dat er meer bewijs moet zijn, naast de (anonieme) klacht om een (anonieme klacht) gegrond te achten.

• Stel een externe, onafhankelijke vertrouwenspersoon aan en communiceer dit ook naar de medewerkers.

• Handhaaf beleid. Dat betekent dat je als werkgever een actieve rol hebt bij het zorgen voor een veilige werksfeer en dus niet pas actie gaat ondernemen als er een klacht is. Als directie, management en HR heb je de taak je werknemers regelmatig te wijzen op de werksfeer en proactief in te grijpen als de bedrijfscultuur onvoldoende veilig is. Handhaven betekent ook: geef nieuwe medewerkers een training hierover, peil in functionerings/beoordelingsgesprekken hoe de individuele werknemer de werksfeer ervaart en vraag om feedback of verbeterpunten. En grijp in als manager als er grappen worden gemaakt die over de grens gaan/nodeloos kwetsend zijn en leg uit waarom.

• In lijn daarmee: geef als directie/management het goede voorbeeld. Staat er een Bokito aan het hoofd van een organisatie dan heerst er 99,9 van de 100 keer een angstcultuur. In dat geval kan er pas wat veranderen als Bokito inziet dat diens gedrag niet kan en Bokito bereid is van de apenrots af te dalen en te werken aan diens gedrag (hetgeen zelden of liever gezegd eigenlijk nooit gebeurt in de praktijk bij een Bokito). Anders kan er pas wat veranderen als Bokito weg is (noot: daar waar ik Bokito schrijf doel ik niet specifiek op een bepaald geslacht of gender).

• Laat medewerkers aangeven wat hun grenzen zijn, hoe ze behandeld willen worden. Pas als daar over nagedacht is en dit is uitgewisseld op de werkvloer kan je immers rekening houden met elkaars voorkeuren qua communicatie e.d. Voorbeeld: wil je met je verjaardag een hand of 2 of 3 kussen of gewoon: ‘he hoi gefeliciteerd’ zonder een fysiek contact. Geef dit zelf aan.

• Werknemers dienen zelf ook te werken aan hun weerbaarheid en aan te leren opmerkingen van anderen niet onnodig of snel persoonlijk aan te trekken. Is een werknemer regelmatig van slag vanwege wat anderen zeggen, dan kan de werknemer dit ook als uitnodiging zien na te gaan wat het is dat in hem het gevoel van onveiligheid triggert en daarmee aan de slag gaan.

• Onthoud dat de meeste mensen ’s-ochtends niet opstaan met het plan om die dag eens lekker grensoverschrijdend of ongepast op de werkvloer zich te gedragen. Het is veel minder vaak persoonlijk bedoeld dan dat wij er in ons hoofd van hebben gemaakt. We lijken soms te vergeten dat wij menselijk zijn en dat fouten maken en soms onhandig zijn inherent is aan het menselijke bestaan. In veel gevallen schuilt er geen kwade intentie achter.

• Wees ook iets vergevingsgezinder. Daarmee bedoel ik dat we allemaal wel een eens een rotdag of periode hebben (te weinig slaap, relatie voorbij, kat dood of alles zit tegen). Gun mekaar ook af en toe een off-day, oftewel: het recht op chagrijn. Iemand die lang in dienst is en goed functioneert en éénmaal eens uit zijn slof schiet, zou in beginsel niet hierop te horen moeten krijgen dat er een heel klachtentraject plaatsvindt. Ik raad aan om aan dan gewoon eens de vraag te stellen: “He ik maak me zorgen om je, gaat het wel goed met je?”

Een toename van het aantal huilstruiken op de werkvloer – dan heb ik het over werknemers die bij de minste of geringste weerstand of feedback roepen ”dit is onveilig” – kan er voor zorgen dat een werkklimmaat ontstaat waarbij juist iedereen op zijn/haar tenen gaat lopen, mensen hun mond dicht gaan houden bij vergaderingen en niet meer zichzelf zijn. Rekening houden met een ander is goed maar laten we niet zulke lange tenen met zijn allen krijgen dat we alleen nog zwijgend kunnen samenwerken om maar niet beschuldigd te worden van kwetsend of onveilig gedrag. Want juist door alles als onveilig te bestempelen krijg je benauwde situaties, stress én een onveilige werksfeer, met nota bene het risico op groot verloop want werk moet natuurlijk ook leuk zijn en blijven!

Tot slot: JENS advocaten geeft ook in-house cursussen voor managers , HR en directie over dit onderwerp.