Thuiswerken: waar moet u als werkgever op letten om boetes en aansprakelijkheid te voorkomen?

Sascha Janssen Arbeidsrecht, NIEUWS Leave a Comment

Al vanaf 2016 hebben werknemers op grond van de Wet flexibel werken (Wfw) het recht om aanpassing van de arbeidsduur, de arbeidsplaats én/of de werktijd te verzoeken. Dit recht op thuis- en/of flexibel werken is echter niet onbeperkt. Om zwaarwegende redenen mag werkgever ook een verzoek om thuis te werken afwijzen. Daarnaast dient de aard van de functie thuiswerken toe te laten. Dit laatste punt zal in de (nabije) toekomst steeds lastiger worden voor een werkgever om aan te tonen. Want vanwege de coronamaatregelen werken er al bijna een jaar veel werknemers vanuit huis. De verwachting is dan ook dat thuiswerken “post-corona” (veel) vaker zal voorkomen.

Maar waar moet je als werkgevers opletten in geval van thuiswerken? Wat zijn de arbo-verplichtingen? Wat zijn de risico’s? Mag je als werkgever controleren of een werknemer wel daadwerkelijk thuis aan het werk is? Relevante vragen, temeer omdat je als werkgever het risico loopt op aansprakelijkheid en boetes.

Thuiswerken: de arbowet- en regelgeving

Werkgevers moeten beleid voeren omtrent de veiligheid en de gezondheid van de werknemers. De zorgplicht van werkgever voor veilige arbeidsomstandigheden en arbo-regelgeving geldt namelijk ook bij thuiswerken. Werkgever is bijvoorbeeld ook aansprakelijk voor de eventuele schade die werknemers lijden in de uitoefening van de werkzaamheden op de thuiswerkplek. De thuiswerkplek moet daarom voldoen aan de arbo-normen.

Welke arbo-maatregelen moet je nemen bij en gelden voor thuiswerken?

Voor thuiswerken geldt een ’lichter’ arbo-regime dan voor werken op kantoor. Zo zijn bepaalde arbo-verplichtingen bij thuiswerken niet van toepassing, zoals: verplichtingen voor brandgevaar, vluchtroutes, en de grootte van de werkruimte.

Als werkgever ben je echter ook bij thuiswerken verplicht om zorg te dragen voor een ergonomisch ingerichte werkplek, naleving van de maatregelen voor beeldschermwerk en te zorgen voor de juiste arbeidsmiddelen. Enkele belangrijke voorschriften waar de werkgever – voor een ergonomisch ingerichte thuiswerkplek – bij (beeldscherm)werk in elk geval voor moet zorgen zijn:

  • Het beeldscherm heeft een voldoende scherp en stabiel beeld. Het is belangrijk dat het beeldscherm goed staat afgesteld en de medewerker geen last heeft van lichtreflectie.
  • Ook is het beeldscherm vrij te plaatsen en gemakkelijk verstelbaar en kantelbaar
  • Het bureau is in hoogte verstelbaar en groot genoeg en geeft ruimte voor een flexibele opstelling van beeldscherm, toetsenbord, documenten en accessoires.
  • De bureaustoel heeft een in hoogte instelbare zitting en een rugleuning, waarvan de hoogte en hellingshoek verstelbaar.
  • De thuiswerkplek is voldoende verlicht.
  • De inzet van juiste hulpmiddelen, zoals een documenthouder en toetsenbord met standaard bij gebruik laptop, tablet etc.

Kostenaspect

Werkgever moet dus zorgen voor een geschikte thuiswerkplek, minimaal bestaande uit een goede stoel en tafel en over de juiste verlichting. Bij de inrichting van de thuiswerkplek speelt vanzelfsprekend ook een kostenaspect. Daarover zullen nadere afspraken gemaakt moeten worden, bij voorkeur in samenspraak met bijvoorbeeld de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging. Het is raadzaam deze afspraken neer te leggen in een thuiswerkbeleid.

Let op: het kan voor werkgever van belang zijn dat kosten die een thuiswerker maakt (telefoon, werkruimte, internetaansluiting, apparatuur, computers) voor de belastingen onder de belastingvrije vergoedingen en verstrekkingen vallen. Voorwaarde is wel dat de gemaakte kosten met het werk te maken hebben en geen beloning vormen. Hieromtrent bestaan weer allerlei nadere fiscale regels.

Verplichting tot informeren en controleren

Werkgever is daarnaast verplicht de werknemers te informeren over de risico’s die aan het thuiswerken zijn verbonden. Ook moet werkgever aangeven op welke manier de risico’s kunnen worden vermeden. Daarbij gaat het niet alleen om de inhoud van de werkzaamheden, maar ook het gebruik van arbeidsmiddelen en mogelijke verbeteringen. De werkhouding en beeldschermwerk verdienen bij thuiswerken bijzondere aandacht, bijvoorbeeld door het geven van de juiste zitinstructies  aan werknemers.

Als werkgever dien je te controleren of werknemer de regels naleeft. Dit geldt ook ten aanzien van hulpmiddelen die het eigendom zijn van de werknemer. Controleren kan door bijvoorbeeld periodiek bij de werknemer langs te gaan, maar ook door middel van foto’s en filmpjes van de thuiswerkplek gemaakt door werknemer. Leg dit dan wel vast in dossier.

Thuiswerken moet ook een onderdeel zijn van de voor werkgever verplichte risico-inventarisatie en -evaluatie (“RI&E”).  De RI&E gaat over gezond en veilig werken. Op het moment dat er aanpassingen plaatsvinden in werkplekken en -processen heeft dit invloed op de RI&E. Dergelijke gewijzigde risico’s en maatregelen moet de werkgever verwerken in de RI&E.

Psychosociale arbeidsbelasting

Een extra aandachtspunt is dat de werkgever de plicht heeft om psychosociale arbeidsbelasting te beperken, ook in geval van thuiswerken. Ter illustratie: werkgever dient een te grote werkdruk te voorkomen, juist nu bij thuiswerken de grens tussen werk- en privé kan vervagen. Als werkgever moet je ook een beleid voeren om  psychosociale arbeidsbelasting te voorkomen of te beperken; neem dit ook mee in de RI&E. Denk daarbij dan aan bijvoorbeeld aan het stimuleren van vrije tijd, recht op niet-bereikbaarheid, bieden van trainingen en/of deskundige begeleiding, regelen van een (externe) vertrouwenspersoon, gedragscode en klachtenregeling, et cetera.

Het blijft echter maatwerk. De ene werknemer is gebaat bij niet werken ’s-avonds; de ander vindt het juist fijn om dan te werken. Zorg als werkgever in ieder geval dat  alle  thuiswerkende werknemers voldoende rust nemen, geef richttijden en ga – indien nodig – een individueel gesprek aan.

Wanneer ben je aansprakelijk als werkgever?

Voor schade die de werknemer in de uitoefening van zijn werkzaamheden oploopt is werkgever aansprakelijk, tenzij werkgever bewijst dat hij heeft voldaan aan zijn zorgplicht of als sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid van werknemer. Als de werkzaamheden structureel thuis worden uitgevoerd, kan werkgever ook bij thuiswerken aansprakelijk zijn voor de thuis door het werk geleden schade. Dit kan bijvoorbeeld in het geval werkgever voornoemde zorgplicht voor de arbeidsomstandigheden heeft geschonden. Wel is vereist dat er een verband tussen de schade en het uitoefenen van de werkzaamheden. Het is voor een werknemer niet altijd eenvoudig om het verband tussen de schade en het thuiswerken aan te tonen. Advies aan werkgevers is thuiswerkbeleid te maken en zo de regie te houden zodat je als werkgever voldoet aan de wettelijke zorgplicht. Daarmee voorkom je als werkgever aansprakelijkheid.

Thuiswerken, Inspectie & Privacy  

Voor het thuiswerken wordt gebruik gemaakt van diverse faciliteiten gebruikt, bijvoorbeeld videobellen, inloggen op afstand, en het delen van bestanden. Als werkgever kan je belang erbij hebben deze werkzaamheden te moniteren. Een aantal tips en punten van aandacht:

  1. Regel veilige technieken en inrichtingen

Het gebruik van veilige technieken en inrichting is om meerdere redenen van groot belang geworden. Onvoldoende beveiliging kan tot gevolg hebben dat (vertrouwelijke of privacy gevoelige) gegevens op straat komen te liggen. Daardoor neemt het risico op een (meldingsplichtig) datalek toe. Reden om als werkgever dus voor een goed beveiligde werkomgeving te zorgen. De Autoriteit Persoonsgegevens heeft op haar website voor videobellen een ‘Keuzehulp privacy bij videobel-apps’ staan met een analyse van enkele apps om te videobellen. Zie deze link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/nieuws/keuzehulp-privacy-bij-videobel-apps

  1. Informeer de werknemer

Werknemers dienen de voorzieningen ook op veilige en juiste wijze te gebruiken. Licht daarom werknemers in over voorschriften die zij in acht moeten nemen, zoals: verplicht werken via de beveiligde verbinding en niet op onbeveiligde Wifi-netwerken. Werkgever kan ook een gerechtvaardigd belang hebben om de thuiswerkplek te monitoren op het veilig gebruik van IT-voorzieningen, mits dit noodzakelijk is en proportioneel gebeurt. Via een zogenaamde privacy statement dient werkgever werknemers te informeren wanneer en hoe een dergelijke controle kan plaatvinden.

  1. Maak een DPIA

In geval van systematische en grootschalige controle en monitoring van werknemers dient er ook een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (Data protection impact assessment= DPIA) te worden uitgevoerd. In wetgeving (onder andere de Avg) is op hoofdlijnen aangegeven wanneer een DPIA verplicht is. Bijvoorbeeld als een gegevensverwerking waarschijnlijk een hoog privacy-risico oplevert voor mensen van wie de organisatie gegevens verwerkt. De verwerkingsverantwoordelijke dient dit zelf bepalen.

  1. Inspectie van thuiswerkplek

Om de kwaliteit van de thuiswerkplek te kunnen waarborgen kan werkgever vragen of hij de thuiswerkplek mag inspecteren. Werknemer is niet verplicht om werkgever toe te laten. Hierover kunnen nadere afspraken worden gemaakt. Zo kan er eventueel worden gewerkt met een zogenaamde ‘checklist thuiswerken’. Via een dergelijke checklist moet werknemer dan aangeven of de thuiswerkplek aan de eisen voldoet. Helemaal waterdicht is deze oplossing uiteraard niet, maar op deze wijze kan toch invulling worden gegeven aan de zorgplicht van  werkgever ten aanzien van de thuiswerkplek. De Inspectie SZW (de voormalige Arbeidsinspectie) kan steekproefsgewijs een bezoek brengen aan de thuiswerkplek om te controleren of deze Arbo-technisch in orde is.

  1. Werkgever  mag niet verder gaan dan noodzakelijk

Bij iedere verwerking van persoonsgegevens geldt dat niet verder gegaan mag worden dan noodzakelijk is. Dit betekent dat ook thuiswerkers alleen op dezelfde manier mogen worden gemonitord als werknemers die werken op kantoor. Werkgever mag thuiswerken dus niet ongerechtvaardigd aanwenden om werknemers op een meer indringende wijze te monitoren of anderzijds te volgen.

  1. Check de bedrijfsdocumenten en contracten met leveranciers van thuiswerkfaciliteiten

Check of de contracten met leveranciers van thuiswerkfaciliteiten (zoals videobel-apps, werkomgevingen etc.) voldoen aan de in de Avg genoemde vereisten. Voorts kunnen – door het structurele thuiswerken – thuiswerkfaciliteiten onder de ‘kritieke bedrijfsprocessen’ komen te vallen. Het Nationaal Cyber Security Centrum (NCSC) wijst werkgever er daarom op dat het belangrijk is om aandacht te hebben voor de informatiebeveiliging. Zo heeft thuiswerken bijvoorbeeld een extra belasting op de verbinding met het bedrijfsnetwerk tot gevolg. Het NCSC adviseert op haar site om waar nodig voorzorgsmaatregelen te nemen om te zorgen dat er kan worden doorgewerkt, ook als er iets misgaat met de  thuiswerkfaciliteiten. Zie deze link: ttps://www.ncsc.nl/onderwerpen/veilig-thuiswerken

De Autoriteit Persoonsgegevens – Boete

De Autoriteit Persoonsgegevens is de toezichthouder op naleving van de privacywetgeving, de Avg  en is in geval van overtreding bevoegd om (hoge) boetes uit te delen aan werkgevers. Boetes kunnen oplopen tot maximaal EUR 20.000.000 of 4% van de wereldwijze jaaromzet als dat bedrag hoger is. De hoogte van de boete verschilt per overtreding.

Rol ondernemingsraad – instemmingsrecht

Ten aanzien van de Arbo-technische aspecten van het thuiswerkbeleid heeft de ondernemingsraad een wettelijk instemmingsrecht. Werkgever zal dan de ondernemingsraad om instemming moeten vragen voor (delen van) het beleid. Zo dien je als werkgever om instemming te  vragen als je “ een regeling wil vaststellen, wijzigen of intrekken voor het gebruik van personeelsgegevens en personeelsvolgsystemen”. Let op: “een personeelsvolgsysteem” wordt ruim uitgelegd; ook een voorziening de niet wordt gebruikt om werknemers te volgen maar waarmee dit wel kàn, wordt aangeduid als een personeelsvolgsysteem. Zo kan het op afstand inloggen en software om samen aan bestanden te werken, ook geschikt zijn om gedrag van werknemers te monitoren. Voor het vaststellen, wijzigen of intrekken van dergelijke voorzieningen moet werkgever daarom eerst de ondernemingsraad om instemming aan vragen. Enkele voorbeelden van personeelsvolgsystemen:

  • systemen die aanwezigheid, tijd en toegang registreren;
  • badges/cards die erop gericht zijn om toegang, aanwezigheid, verplaatsing en/of betaling van werknemers te volgen.
  • (filter)software voor controle op e-mail- en internetgebruik;
  • board computer, gps-systemen, black box;
  • antivirussoftware of software ter voorkoming van KANS (RSI);

Instemming van de ondernemingsraad creëert over het algemeen meer draagkracht in de organisatie voor het (thuiswerk)beleid.

Thuiswerkbeleid en de thuiswerkovereenkomst

Om willekeur binnen de organisatie te voorkomen is het raadzaam een uniform thuiswerkbeleid op te stellen. Op deze manier wordt een ongeoorloofd onderscheid tussen werknemers zoveel mogelijk voorkomen. In het thuiswerkbeleid kunnen de voorwaarden worden neergelegd waaronder thuiswerken is toegestaan. Na invoering van het thuiswerkbeleid is het zaak dat dit kenbaar wordt gemaakt onder de werknemers en dat werkgever toeziet op de naleving daarvan.

Het informeren over de risico’s, arbo-verplichtingen en privacy kan werkgever voorts vastleggen in een thuiswerkovereenkomst. Dit documentdoor werkgever ook gebruikt worden als bewijs dat aan de zorgplicht is voldaan. Daarnaast kunnen werkgever  en werkneer in een thuiswerkovereenkomst praktische zaken afspreken, zoals bijvoorbeeld  de hoogte van een eventuele onkostenvergoeding of het verplicht inloggen via een server. Het is raadzaam om in een thuiswerkovereenkomst op te  nemen:

  • Aanvang en einde van thuiswerken;
  • Voorwaarden aan thuiswerken;
  • Werktijden, rustpauzes en werkzaamheden;
  • Thuiswerkplek en arbo-verplichtingen;
  • Een verwijzing naar bruikleenovereenkomst;
  • Een verwijzing naar privacy statement.

Samenvattend

Werkgevers die werknemers thuis laten werken, moeten investeren in de werkplek. Anders kunnen er boetes van de Arbeidsinspectie volgen, of claims van werknemers zelf. Als werknemer incidenteel thuis werkt – en dan minder dan 2 uur aangesloten – is er geen probleem. Maar heb je iedere week al één thuiswerkdag dan kan dat als structureel worden gezien en zijn voornoemde Arbo-regels van toepassing. Dan moet je als werkgever maatregelen gaan treffen en een proactieve houding aannemen. Zorg voor goede thuiswerkplekken en  verstrek werknemers de juiste werkmiddelen. Hiermee wordt ook (langdurig) verzuim voorkomen. Leg het thuiswerken en de verplichtingen vast in een thuiswerkovereenkomst. Waar nodig: betrek de ondernemingsraad daarbij.

Ook moet werkgever de thuiswerker informeren over de risico’s van thuiswerken en hoe deze zoveel mogelijk vermeden kunnen worden. Thuiswerken dient onderdeel te zijn van de verplichte risico-inventarisatie en -evaluatie (“RI&E”). Houd dus de risico’s in de gaten en handel indien de situatie wijzigt of daarom vraagt. Het is verder raadzaam te controleren of uw huidige verzekeringschade eventueel opgelopen op de thuiswerkplek eveneens vergoedt. 

Tijd om thuiswerken goed te gaan regelen!

Mocht u nader advies nodig hebben bij het opstellen van een thuiswerkbeleid (op maat) dan kan JENS advocaten u daarbij helpen.  

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.