Hoe voorkom je een lege laptop als afscheidscadeau?

Het is al lang niet meer ongebruikelijk dat werkgevers diverse bedrijfsmiddelen aan hun werknemers ter beschikking stellen voor de uitvoering van het werk. Denk daarbij aan mobiele telefoons en laptops. Dergelijke bedrijfsmiddelen bevatten vaak ook software en relevante bedrijfsinformatie, bestanden, afspraken, klant- en/of productgegevens.

Als een werknemer vertrekt bij zijn/haar werkgever dienen de bedrijfsmiddelen ingeleverd te worden. Vaak staat in de arbeidsovereenkomst of een separaat addendum (bijvoorbeeld een gebruiksovereenkomst) dat de ter beschikking gestelde bedrijfseigendommen door werknemer in goede staat geretourneerd dienen te worden bij bijvoorbeeld einde dienstverband of bij langdurige ziekte of non-activiteit. Maar dat zegt helaas nog niets over hoe omgegaan moet worden door de werknemer met de zakelijke gegevens en bestanden die bijvoorbeeld op de laptop staan.

Bij het Gerechtshof te ‘s-Hertogenbosch diende onlangs op 1 maart jl. (vindplaats: “https://www.recht.nl/rechtspraak/uitspraak/?ecli=ECLI:NL:GHSHE:2018:851″>) rechtszaak over een gegeven ontslag op staande voet. Werknemer had tijdens non-activiteit de bedrijfslaptop en de externe harde disk geformatteerd, dus leeg gemaakt, bij werkgever ingeleverd en werd vervolgens om die reden op staande voet ontslagen. Dit ontslag hield bij de kantonrechter geen stand. Ook het Gerechtshof meent vervolgens dat de door werkgever aangevoerde ontslaggrond niet vast staat omdat de werknemer gemotiveerd heeft betwist dat hij ook bedrijfsgevoelige gegevens en gegevens die niet automatisch op een back-up bij werkgever terecht zijn gekomen, heeft verwijderd. Volgens werknemer betrof het bovendien software die hij zelf had aangeschaft (Office, Photoshop en Coda) en heeft hij geen software van werkgever gekregen. Als werknemer alleen zijn privébestanden van de laptop en harddisk had verwijderd, dan was eveneens weinig overgebleven. De software zou zijn blijven staan, maar daar had hij zelf voor betaald. Ook is niet geblekendat de werknemer kwade bedoelingen had of schade heeft toegebracht aan werkgever. Hij heeft onweersproken toegelicht dat hij de laptop, harddisk en telefoon niet heeft leeg gemaakt om werkgever te benadelen of om er zelf beter van te worden, maar uitsluitend ter bescherming van zijn privacy, aldus het Gerechtshof. Kortom: er was geen grond voor een ontslag op staande voet en de werkgever had dan ook ernstig verwijtbaar gehandeld en moest daarom een billijke vergoeding ad € 10.000,– bruto aan werknemer betalen.

Hoe voorkom je nu als werkgever dat vertrekkende werknemers bij einde dienstverband de bedrijfslaptop geheel leeg halen (formatteren) en dan inleveren?

Enkele tips:

  • Zorg als werkgever ervoor dat er regelmatig automatisch een back up wordt gemaakt van de gegevens op de bedrijfsmiddelen. Wijs de werknemer hier wel van te voren op.
  • Zet in de arbeidsovereenkomst of een separate gebruiksovereenkomst dat werknemer de bedrijfsmiddelen of laptop alleen zakelijk en niet privé mag gebruiken en bij inlevering in intacte staat, dus niet geformatteerd, dient in te leveren. Koppel een boetebepaling eventueel aan die afspraak. Een boete op handelen in strijd met een dergelijke afspraak kan namelijk een spreekwoordelijke stok achter de deur zijn en preventief werken.
  • Mag de werknemer de ter beschikking gestelde bedrijfsmiddelen ook privé gebruiken, dan is het raadzaam om in de arbeidsovereenkomst of een separate gebruiksovereenkomst overeen te komen dat werknemer alleen privé gegevens en geen enkele relevante zakelijke gegevens (zoals e-mails, zakelijke contactpersonen, contracten, mappen, et cetera) mag verwijderen van de laptop. Koppel ook hier een boete aan.
  • Heeft uw bedrijf een eigen ICT afdeling of ICT deskundige in huis dan zou u als afspraak kunnen maken dat de laptop door werknemer alleen qua privé gegevens leeg gemaakt mag worden onder toezicht/in bijzijn van van een ICT medewerker van uw bedrijf.
  • Als u een geheimhoudingsbeding (met een boetebepaling) met de werknemer bent overeengekomen, dan zal het een werknemer ook verboden zijn om cruciale bedrijfsinformatie, strategieën en marketingplannen van uw bedrijf bijvoorbeeld, te kopiëren en te gebruiken bij een volgende werkgever of opdrachtgever.
  • De rond juni 2018 in te voeren Wet Bescherming Bedrijfsgeheimen zal voorts bedrijven de mogelijkheid geven op te treden tegen misbruik van bedrijfsgeheimen. Zie voor meer informatie over deze (concept) wet onze laatste nieuwsbrief: “https://jensadvocaten.nl/2018/03/23/de-wet-bescherming-bedrijfsgeheimen-komt-er-aan/”>.

Voor meer informatie over dit onderwerp of aanpassing van uw contracten of gebruiksovereenkomsten kunt u altijd contact opnemen met JENS advocaten: info@jensadvocaten.nl